الزام نصب دوربین در دفاتر اسناد رسمی برای اخذ امضاء و اثرانگشت

در دنیای امروز، حفظ امنیت و صحت اطلاعات در تمامی حوزه ها به یکی از مسائل مهم تبدیل شده است. یکی از این حوزه ها، اسناد و مدارک قانونی است که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود. در این راستا، الزامات جدیدی برای سردفتران در نظر گرفته شده است که یکی از آن ها نصب دوربین در محل اخذ امضاء و اثرانگشت اصحاب سند می باشد.

ضرورت نصب دوربین در دفاتر اسناد رسمی

الزام دفاتر اسناد رسمی به نصب دوربین: بخشنامه جدید سازمان ثبت (اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول) سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با ابلاغ بخشنامه مهم شماره ۱۴۰۴/۱۴۴۹۲۸، کلیه دفاتر اسناد رسمی را مکلف به نصب دوربین و ضبط صدا و تصویر اصحاب سند در حین اخذ امضا و اثر انگشت کرد.

1. افزایش امنیت

یکی از اصلی ترین دلایل نصب دوربین در دفاتر اسناد رسمی، افزایش امنیت است. با نصب دوربین، امکان ضبط و ثبت وقایع به صورت تصویری فراهم می شود. این امر در صورت بروز اختلافات و مشکلات حقوقی می تواند به عنوان یک مدرک معتبر عمل کند. به ویژه در مواردی که ادعا می شود امضاء و اثرانگشت ها تحت فشار یا فریب گرفته شده اند، وجود فیلم های ضبط شده می تواند نقش حیاتی ایفا کند.

2. شفافیت قانونی

نصب دوربین ها نیز می تواند به شفافیت و اعتبار پروسه های قانونی کمک کند. با وجود دوربین، تمامی مراحل اخذ امضاء و اثرانگشت به صورت شفاف و قابل بررسی خواهد بود. این امر می تواند اعتماد عمومی به سیستم قانونی را افزایش دهد و از بروز ابهامات جلوگیری کند.

3. پیشگیری از کلاهبرداری

کلاهبرداری های مالی و حقوقی یکی از چالش های بزرگ دفاتر اسناد رسمی است. با نصب دوربین، می توان از بروز این نوع کلاهبرداری ها جلوگیری کرد. ثبت تصویری از مراحل اخذ امضاء و اثرانگشت می تواند مانع از هر نوع سوءاستفاده و تخلف شود.

مراحل نصب و راه اندازی دوربین

انتخاب تجهیزات مناسب

اولین گام در نصب دوربین، انتخاب تجهیزات مناسب است. دوربین ها باید با کیفیت تصویر بالا، قابلیت ضبط صدا و امکان ذخیره سازی اطلاعات مطابق با قوانین و مقررات مربوطه انتخاب شوند.

تعیین محل نصب

محل نصب دوربین باید به گونه ای باشد که تمامی محیط اخذ امضاء و اثرانگشت را پوشش دهد. همچنین باید از دید اصحاب سند پنهان باشد تا از تأثیر بر رفتار آنها جلوگیری شود.

رعایت قوانین حریم خصوصی

نصب دوربین های مداربسته باید با رعایت قوانین حریم خصوصی انجام شود. لازم است سردفتران از شرایط و قوانین مربوط به ضبط تصاویر آگاه باشند و حقوق افراد را در این زمینه رعایت کنند.

آموزش پرسنل

پرسنل دفتر باید با نحوه کارکرد دوربین و الزامات قانونی مربوط به استفاده از آن آشنا شوند. این آموزش ها شامل نحوه مدیریت و ذخیره سازی اطلاعات ضبط شده نیز می شود.

مزایای استفاده از دوربین در دفاتر اسناد رسمی

ارائه شواهد مستند

وجود دوربین به سردفتران این امکان را می دهد که شواهد مستند و قابل اعتمادی از تمامی مراحل اخذ امضاء و اثرانگشت داشته باشند. این شواهد در صورت بروز اختلافات حقوقی می تواند به عنوان مدرک معتبر در محاکم قضائی استفاده شود.

افزایش اعتبار دفاتر اسناد رسمی

با افزایش شفافیت و امنیت، اعتبار دفاتر اسناد رسمی نیز افزایش می یابد. این امر می تواند به جذب مشتریان بیشتر و ارتقای سطح خدمات دفاتر کمک کند.

پاسخگویی بهتر به مراجعین

نصب دوربین و ثبت دقیق وقایع به سردفتران این امکان را می دهد که به سؤالات و ابهامات مراجعین به خوبی پاسخ دهند. این امر باعث افزایش رضایت مشتریان خواهد شد.

تأثیر بر روند کار دفاتر اسناد رسمی

1. تغییر در رویه های کاری

با نصب دوربین، رویه های کاری دفاتر اسناد رسمی تغییر خواهد کرد. سردفتران باید به طور مداوم از تجهیزات استفاده کرده و به مدیریت داده های ضبط شده بپردازند.

2. نیاز به آموزش مستمر

با توجه به تغییرات تکنولوژیکی، نیاز به آموزش های مستمر برای پرسنل وجود دارد. این آموزش ها باید شامل نحوه استفاده از تجهیزات، مدیریت داده ها و رعایت قوانین باشد.

3. افزایش نظارت و بازرسی

نصب دوربین ها می تواند باعث افزایش نظارت و بازرسی بر روی فعالیت های دفاتر اسناد رسمی شود. این نظارت می تواند به بهبود کیفیت خدمات و کاهش تخلفات کمک کند.