مراحل و شرایط تبدیل سند عادی به رسمی

به گزارش بانک اول به هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد سند گفته می شود. اسناد به موجب ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی به دو دسته اسناد عادی و اسناد رسمی تقسیم می شود. از نظر اعتبار اسناد رسمی همیشه قابلیت پذیرش داشته. و هیچ گونه انکار یا جعل نسبت به پذیرفته نخواهد شد. اما در رابطه با اسناد عادی مثل قولنامه یا مبایعه نامه و سایر اسناد عادی دیگر، امکان هر گونه جعل و تردید وارد بوده، و بر عهده صاحب سند است که صحت آن را اثبات کند.

ملاحظه می شود که اسناد رسمی بر اسناد عادی برتری دارد. علت آن است که این اسناد، به صورت رسمی در دفاتر اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی، طبق مقررات قانونی تنظیم می شود. و به صورت دست نویس و غیر رسمی نیست. این اعتبار موجب می گردد که این اسناد در مقابل اشخاص ثالث نیز قابل استناد باشد و انکاری نسبت بدان وارد نباشد. حالا که با مزیت های سند رسمی آشنا شدیم می خواهیم به این سوال حقوقی پاسخ دهیم که در چه شرایطی سند عادی قابلیت تبدیل به سند رسمی را دارد به بیان دیگر شرایط تبدیل سند عادی به رسمی چیست؟ تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

اسناد از دید قانون گذار به دو دسته ذیل تقسیم بندی می شود:

اسناد رسمی: اسنادی هستند که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی و یا در نزد سایر مامورین رسمی بر طبق مقررات قانونی تنظیم می شود. این تعریف را ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی راجع به اسناد رسمی داشته و هر سندی به غیر از این اسناد را جزو اسناد عادی می داند.

اسناد عادی: اسنادی هستند که در دفاتر اسناد رسمی ثبت و تنظیم نشده، و به صورت دستی و غیر رسمی توسط تنظیم کننده سند، به ثبت رسیده است.

علت تمایل صاحب سند بر تبدیل سند عادی به رسمی

مهم ترین دلیل تمایل افراد برای تبدیل سند عادی به رسمی شاید مزایایی است که قانون گذار راجع به اسناد رسمی برشمرده که به شرح ذیل می باشد:

این اسناد از آنجایی که به صورت رسمی ثبت و تنظیم شده اند، در دادگاه ها نسبت به اسناد عادی اعتبار بیشتری دارند و به آنها ترتیب اثر داده می شود.

این اسناد، می توانند به عنوان وثیقه و یا رهن در قراردادهای بانکی مورد استفاده قرار بگیرند. در حالی که اسناد عادی چنین ویژگی را ندارد .

اسناد رسمی از آنجایی که به صورت رسمی ثبت و تنظیم شده اند، در مقابل اشخاص ثالث نیز قابل استناد بوده و واجد اعتبار می باشد.در حالی که اسناد عادی تنها حسب شرایطی که در ماده ۱۲۹۱قانون مدنی بیان شده اعتبار اسناد رسمی را داشته، و در مقابل اشخاص ثالث واجد اعتبار می باشد.

در مقابل این اسناد، هیچ گونه ادعای انکار و جعل و تردید وارد نیست.

شرایط تبدیل سند عادی به رسمی

مرجعی که وظیفه ثبت اسناد رسمی را بر عهده دارد، اداره اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی است. پس اگر شخصی تصمیم دارد سند عادی خود را به دلایلی از جمله مزایایی قانونی، از سند عادی به سند رسمی تبدیل کند بایستی به دفاتر اسناد مراجعه کند. و تقاضای خود را مبنی بر تبدیل سند تقاضا نماید

و با تحویل مدارک و پرداخت هزینه ثبت سند که براساس نرخ و تعرفه تعیین شده از سوی دفاتر اسناد رسمی تعیین می شود، تقاضای خود را ارائه دهد. و تبدیل سند عادی به رسمی را خواستارشود. پس از ارائه مدارک دفترخانه ملزم است استعلامات لازمه را از اداره ثبت اسناد و املاک و سازمان امور مالیاتی دریافت. و با احراز مالکیت مالک و تعلق نداشتن آن به دولت، سند مالکیت تک برگی را تنظیم و آن را به درخواست دهنده تقدیم کند.

آیا تبدیل سند عادی به رسمی الزامی است؟

با اجرای طرح الزامی شدن ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول مصوب ۹۹، بایستی تمامی این معاملات اعم از انتقال مالکیت و اجاره، پیش فروش ساختمان اعم از اینکه به صورت سهمی از کل عرصه و اعیان باشد، و تعهد به انجام کلیه موارد مذکور، بایستی همگی در دفاتر اسناد رسمی نهایتا ظرف مهلت قانونی که در ماده ۱۰ این قانون به آن اشاره شده، به ثبت برسند. و کلیه دفاتر اسناد نیز ملزم هستند که به درخواست طرفین، تمامی اسناد از قبیل قولنامه و مبایعه نامه را تنظیم و ثبت کنند.

تا این اسناد عادی واجد اعتبار قانونی باشد. و در محاکم قضایی و دستگاه های اجرایی به آن ترتیب اثر داده شود. این دقیقا موضوعی است که ماده ۴۷و ۴۸ قانون ثبت بدان اشاره داشته است. ملاحظه می کنید که به موجب این قوانین بایستی کلیه اسناد عادی از قبیل مبایعه نامه و قولنامه و اسنادی که دلالت بر نقل و انتقال، و مالکیت اموال غیر منقول دارند بایستی به ثبت رسمی برسند تا واجد اعتبار قانونی باشند.

هزینه تبدیل سند عادی به رسمی

هزینه ثبت و حق التحریر طبق تعرفه ای خواهد بود که سالیانه، از سوی دفاتر اسناد رسمی بر مبنای ارزش معاملاتی ملک، تعیین می شود. و درخواست دهنده ملزم است که این هزینه را به دفترخانه ای که عهده دار تبدیل سند از عادی به رسمی است بپردازد.

نتیجه گیری

ما در این مقاله به تعریف اسناد و تقسیم بندی آن مطابق قانون که به اسناد رسمی و عادی تقسیم می شود پرداختیم . و مزایای اسناد رسمی را مورد بررسی قرار دادیم.گفتیم که این اسناد بر سند عادی برتری داشته، و حتی در شرایطی الزامی است که برای اعتبار داشتن و پذیرفته شدن در محاکم قضایی و دستگاه های اجرایی، اسناد عادی به رسمی تبدیل شود. تا واجد اعتبار قانونی باشد و به آن ترتیب اثر داده شود.اینکه تبدیل سند عادی به رسمی چه شرایطی دارد، موضوعی است که در این مقاله به آن پاسخ دادیم.